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Digitale Dokumente sind einfach zu handhaben und sparen Zeit und Kosten.

Digitale Archivierung / DMS

Integriertes Dokumentenmanagement  - ein wichtiger Baustein des digitalen Wandels

Welche wichtige Aufgabe erfüllt digitale Archivierung / DMS?

In jedem Unternehmen werden täglich eine Vielzahl von unterschiedlichsten Dokumenten erstellt, gesucht, bearbeitet, weitergeleitet und abgelegt. Die altbewährte, klassische Archivierungsmethode in Ordnern und Mappen ist umständlich, zeitaufwändig und birgt eine Reihe von Risiken.

Die gesetzlichen Verordnungen wie DSGVO, GDPdU, GoBD oder auch ISO 9001 verlangen von Unternehmen zu handeln. Revisionssicher Archivieren und einen sauberen Umgang mit personenbezogenen Daten ist auch in kleinen und mittleren Unternehmen ohne technologische Unterstützung kaum mehr vorstellbar.

Das in unsere unternehmensweite Software integrierte Dokumentenmanagement kann alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente, d.h. sowohl Eigen- als auch Fremddokumente, verwalten und archivieren. durch die vollständige Integration der Dokumente in das ERP-System ist ein unternehmens-übergreifender Abruf archivierter Dokumente an jedem Arbeitsplatz zu jedem Zeitpunkt sichergestellt. Im Gegensatz zum Einsatz eines externen Dokumentenmanagement-Systems arbeitet der Anwender auf einer einheitlichen Benutzeroberfläche und muss nicht zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herwechseln.

Warum ist eine gelungene Integration in die unternehmensweite Software wichtig?

Durch die vollständige Integration der Dokumentenverwaltung in das ERP-System ist ein unternehmens-übergreifender Abruf archivierter Dokumente an jedem Arbeitsplatz zu jedem Zeitpunkt sichergestellt. Im Gegensatz zum Einsatz eines externen Dokumentenmanagement-Systems arbeitet der Anwender auf einer einheitlichen Benutzeroberfläche und muss nicht zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herwechseln. Durch den Einsatz eines integrierten Dokumentenmanagement-Systems werden auch nicht unerhebliche IT-Kosten für Lizenzen, monatliche Wartung und Anwender-Schulungen sowie die erforderliche IT-Infrastruktur für ein externes Dokumentenmanagement-System eingespart.

Wie wird sichergestellt, dass Dokumente nicht nachträglich verändert werden?

Um nachträgliche Veränderungen eines Dokuments erkennen zu können, wird zum Archivierungszeitpunkt eine Checksumme gebildet und neben dem Dokument gespeichert. Wird das Dokument nachträglich verändert, kann das System das anhand der fehlerhaften Checksumme erkennen. Ein weiterer Schutz vor nachträglicher Veränderung bietet die Wahl des Ablageortes. Die Ablage von Dokumenten in baumstrukturierten Speicherorten, wie z.B. auf Fileservern oder Netzwerklaufwerken birgt die Gefahr des Verschwindens oder der nachträglichen Veränderung und ist daher nicht mehr zeitgemäß. Bei unserem Lösungsansatz werden die Dokumente nicht in Form von Dateien gespeichert, die im Netzwerk zugänglich sind, sondern in durch einen separaten Zugriffsschutz abgeschotteten Ablageorten innerhalb des Datenbanksystems. 

Welchen Nutzen hat ein Unternehmen vom Einsatz digitaler Archivierung / DMS?

Weniger Raumbedarf. Der Inhalt von bis zu 1.000 Aktenordnern kann je nach Art der Dokumente und Archivierung auf einer CD-ROM gespeichert werden.

Schnellere Zugriffszeit. Es gibt Falluntersuchungen in größeren Unternehmen, bei denen man einen durchschnittlichen Zeitaufwand von 9 Minuten pro Aktenvorgang in einem konventionellen Archiv errechnet hat. In PDG-Standard dauert die Recherche i. d. R. nur Sekunden.

Effektivität. Ihre Mitarbeiter arbeiten effektiver und motivierter, wenn sie nicht kostbare Zeit mit dem monotonen wälzen von Akten verbringen müssen.

Suchmöglichkeiten. Die Suchmöglichkeiten in dem elektronischen Archiv sind ungleich vielfältiger als in einem klassischen Archiv. Suchkriterien lassen sich kombinieren. Der gesamte Volltext kann erschlossen werden, das zeitaufwendige Erstellen von Registern und Katalogen entfällt.

Standortunabhängigkeit: Durch die Einbindung eines elektronischen Archivsystems in ein Netzwerk kann der Zugriff standortunabhängig erfolgen: nicht nur der lästige Weg in den Keller bleibt erspart, die eigentlichen Daten können auch räumlich weit entfernt untergebracht werden.

Materialkosten. Ein klassisches Archiv verschlingt erhebliche Mietkosten für Lagerräume sowie Materialkosten.

Personalkosten. Vor allem durch die schnellere Zugriffszeit bei der Recherche und beim wiederholten Zugriff auf Dokumente lässt sich für den Benutzer ein erhebliches Maß an Zeit sparen, dass sich direkt auf die Personalkosten auswirkt.

Versandkosten. Wenn die Daten bereits in elektronischer Form vorliegen, fällt es leichter diese auch auf diesem Weg (Email, Fax) an die Empfänger zu übermitteln. Neben den Versandkosten wird hier auch wieder einmal Zeit gespart.

Sicherheit. Schon vom Volumen her lässt sich ein PC-basiertes Archiv leichter gegen äußere Einflüsse (Feuer, Wasser, Einbruch usw). sichern. Zudem lassen sich leicht Mehrfachkopien der zu sichernden Daten anfertigen und auslagern.

Zugriffskontrolle. Durch Passwörter oder ausgefeilte Sicherheitsmechanismen lässt sich ein PC-System leichter vor unbefugtem Zugriff schützen als ein klassisches Archiv. Der Zugriff auf die Daten kann durch Protokolle leichter und permanenter kontrolliert werden.

Wichtige Funktionen

 

  • Intern erstellte Dokumente wie zum Beispiel Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Ausgangsrechnungen und Lieferanten-Bestellungen werden sofort bei der Erstellung mit automatischer Verschlagwortung archiviert. Dadurch entsteht kein
    zusätzlicher Zeit-und Arbeitsaufwand.

  • Verwaltung mehrerer Revisionen eines Dokuments. Diese Funktion ist besonders wichtig für alle Dokumente, die die Qualitätssicherung betreffen. So können zum Beispiel alle Revisionen der Produktspezifikation für einen Artikel im System gehalten werden.

  • Automatische Verschlagwortung bei der Archivierung von Fremd-Dokumenten durch Verknüpfung mit einem Warenwirtschafts-Prozess. So kann zum Beispiel ein Eingangslieferschein mit einer Wareneingangsbuchung oder eine Eingangsrechnung mit einer Rechnungsprüfung verknüpft und dadurch automatisch den Kenndaten des Lieferanten und der Bestellung verschlagwortet werden.


  • Zentrales Archiv mit Suchfunktionen, um archivierte Dokumente über ihre Schlagwort aufzufinden und anzuzeigen. Dies wird ergänzt von Zugriffsmöglichkeiten über kontextbezogene Dialog wie beispielweise die Kunden- oder Lieferanten-Information. Bei entsprechender Konfiguration sind Dokumente auch über eine Volltextsuche in SharePoint auffindbar


  • Das System verfügt über eine Barcode-Erkennung und kann daraus eine Verschlagwortung des eingescannten Dokuments ableiten oder eine Verknüpfung zu einem internen Vorgang wie beispielsweise einer Lieferanten-Bestellung herstellen.


  • Empfangene und/oder gesendete Emails aus MS- Outlook, die archiviert werden sollen, müssen zur Archivierung in einen zuvor festgelegten Ordner abgelegt werden. Damit können die Anwender selbst bestimmen, welche Mails archiviert werden sollen. In einem Import-Sammel-Vorgang werden alle empfangenen und gesendeten Emails, die sich diesem Ordner befinden, in das Archiv übernommen.


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